Udskriv fra Vedligehold

Vedligeholdsmodulet rummer flere centrale rapporter. Disse udskrives fra de væsentlige steder i styringen, d.v.s:

  • Aktivitetsoversigt
  • Ajourføringsliste til brug i forbindelse med eftersyn
  • Eftersyns- og aktivitetsplan
  • Budgetter

Alle rapporter skrives ud på den måde der allerede er gennemgået i afsnittet om Stamdata. Der er i alle datavinduer en printerikon, , og når denne aktiveres, så åbner Caretaker et valgvindue til styring af selve udskriften.

Caretaker arbejder altid ud fra princippet, at først skal de data der ønskes udskrevet findes frem. Dernæst er udskrivningen afhængig af hvorledes data præsenteres på skærmen. Er data vist i formular , så udskrives kun denne ene. Er data vist på tabular , så udskrives alle de fremfundne data.

 

De væsentligste valgvinduer til udskrivning af rapporter er gennemgået i det følgende.

Aktivitetsoversigt
Udskriftsvalgvinduet er opdelt i en række mindre områder/felter:

Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. Giver mulighed for valg af sideskift

Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet.

Dybde    Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling.
Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet.
Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori T- eller A-prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift.

Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen.

Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift.

Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften.

Ajourføringsliste/Checkliste til eftersyn Denne type rapport kan skrives ud til brug ved selve eftersynet. Den rummer data for de planlagte aktiviteter der var ved sidste eftersyn, dog minus de aktiviteter der er udført i mellemtiden. Rapporten er udformet med plads til at kunne skrive eventuelle ændringer i aktiviteterne.

Aktiviteten som det centrale

Det mest centrale register i vedligehold er Aktiviteter. Her ligger al information om, hvad der skal laves, hvornår, af hvem og til hvilken pris. Herfra dannes oversigter, planer og budgetter.

I Caretaker er aktiviteten gjort meget central. En aktivitet i Caretaker dækker flere forskellige styringsområder:

1. Eftersyn, – aktiviteten rummer det planlagte eller det igangværende eftersyn med stedbestemmelse og tidsstyring.

2. Almindelig planlagt aktivitet, der f.eks. rummer et stykke vedligeholdsarbejde. Dette kan være en engangsaktivitet eller en intervalbaseret aktivitet.

3. Planlagt aktivitet efter den direkte metode, d.v.s. at der kan flyttes på de enkelte individuelle hændelser.
Funktionerne til aktivitet

Selve aktivitetsvinduet er udstyret med standardfunktioner. Men ud over disse er der to grupper af knapper med andre funktioner, Styringsfunktioner og Relationer.

 

Styringsfunktionerne er følgende:

Sætter en aktivitet i gang. D.v.s. aktiviteten skifter status til igangværende.

Afslutter en aktivitet, skriver den udførte aktivitet til journal. Hvis aktiviteten er uden interval, slettes den. Hvis aktiviteten er med interval udregnes næste plandata ved hjælp af interval.

Funktionerne til relationer er følgende:

Kobler en aktivitet til et projekt. Projektet skal være oprettet.
Frakobler aktiviteten igen.
Her ud over er der en funktion til angivelse af de enkelte hændelser ved den direkte metode. Denne metode aktiveres gennem afkrydsning af feltet Direkte. Hændelserne kan herefter inddateres efter aktivering af funktionen.

 

Find delmængde af aktiviteter

Aktiviteter kan principielt vises på to måder. Enten som aktiviteterne til et givet sted i navigatoren (aktiviteterne til en Enhed, en Bygning o.s.v.), eller på tværs af navigatoren som aktiviteter der opfylder samme kriterium.

For at finde aktiviteter der møder et givet kriterium, aktiveres Windows-menuen Funktioner|Find Aktivitet, eller

Ikon Luppen aktiveres. Caretaker åbner herefter et vindue til angivelse af kriterier. Hvis navigatoren er blank / nulstillet inden funktionen aktiveres, er samtlige felter til stede på vinduet.

 

Find-vinduet felter er grupperede på to faneblade:

1)     Alle de væsentlige felter fra aktivitet

2)     De mest nødvendige felter fra stamdata

Udvælgelsen af aktiviteterne sker på den måde, at de kriterier der er angivet i det enkelte felt er enten eller, mens det på tværs af felterne er et både og. De kodede felter udfyldes direkte eller ved aktivering af  eller ved dobbeltklik. Caretaker svarer med at åbne et kodevalgvindue.

Her kan en eller flere koder udvælges blot ved at klikke på dem og derefter returnere.

 

Udvælgelse med flere kodefelter

Ved at foretage en udvælgelse med flere kodefelter i anvendelse, kan en given type aktiviteter findes på tværs af alle enheder. Eksempelvis kan der besvares spørgsmål som: “Find alle de aktiviteter der vedrører gulve i alle gymnastiksale, og hvor det gælder, at de har én af de to øverste prioriteter”.

Vinduet Find Aktivitet er forsynet med standard knapper for findvinduer (se Stamdata), men der er her tilføjet tre ekstra knapper der sætter brugeren i stand til at vælge præsentationsformen.

Aktiveres navigatoren enten før findvinduet åbnes eller efter, så samarbejder findvinduet og navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges f.eks. et lokale i navigatoren, så findes kun de aktiviteter der befinder sig i dette lokale.

 

 

Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog

Under oprettelse af en aktivitet kan priskataloget kaldes. Dette gøres når feltet Katalog er i fokus.
returneres til aktivitetsvinduet, når den rette standardaktivitet er fundet. Før dette kan én af de tre priser fastholdes manuelt ved at vælge Fasthold pris 1, pris 2, pris 3 eller mængdebetinget valg af pris.

Når der returneres udfyldes visse felter i aktiviteten automatisk. Det gælder alle felterne fra priskataloget selv enhedspris hvis mængden er inddateret i niveau Del.

Priserne fra kataloget anvendes til en automatisk beregning af det totale budgetbeløb, i det øjeblik hvor brugeren udfylder aktivitetens mængde. Denne beregning udføres kun på dette tidspunkt under oprettelsen. Ved senere justeringer af mængder eller ved ændring af katalogkoden, opdateres prisen ikke automatisk, idet den efterfølgende kan være beregnet af bruger, eller være baseret på et tilbud.
Eftersyn

 

Caretaker anvender aktiviteter til at planlægge og udføre eftersyn. Et eftersyn kaldes også en besigtigelse eller et bygningssyn.

Eftersynet resulterer i en tilstandsbeskrivelse, der er operationel, idet den består af aktiviteter, der rummer det vedligehold, der er konstateret et behov for.

Eftersynet kan også resultere i en verbal tilstandsbeskrivelse, tilstandsrapporten, ved at benytte friteksterne.

Et eftersyn startes ved at oprette en aktivitet til det pågældende sted. Stedet kan være alle niveauerne i navigatoren. Det vil sige, at der kan planlægges eftersyn for en hel enhed, og der kan planlægges for en enkelt bygningsdel.

Eftersynsaktiviteten oprettes ved at vælge aktivitetsart til planlagt eftersyn. Aktiviteten kan intervalbaseres og prissættes. Det er hensigtsmæssigt, at vælge en forklarende beskrivelse for aktiviteten, da denne kan optræde sammen med andre lignende aktiviteter på tværs af hele ejendomsmængden.

Der kan oprettes en eftersynsanvisning i aktivitetens fritekst, og der kan hentes standardeftersynsaktiviteter fra priskataloget.

Projekter

I Caretaker kan der arbejdes med projekter. Et projekt er to eller flere aktiviteter, der er koblet sammen i en gensidig afhængighed. Et projekt anvendes, når et større arbejde skal beskrives ved en kæde af aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved ombygninger eller mindre nyanlæg.

Ved visse vedligeholdsarbejder er der ligeledes en afhængighed mellem flere aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved facadevedligehold, hvor stilladset er en forudsætning, og arbejdet på facaden skal foregå, mens stilladset er til stede.

Koblingen til et projekt sikrer, at én eller flere af aktiviteterne ikke uforvarende udskydes eller slettes.

NB: En aktivitet i et projekt kan kun ændres i tid, hvis alle de andre aktiviteter i projektet er fundet frem ved hjælp afProjektfunktionen.

Et projekt kan oprettes ved aktivering af    på selve modulvinduet over navigatoren eller ved at aktivere

menupunktet Funktioner|Projekt.

Et projekt består af et projektnummer, en betegnelse og information om projektets organisatoriske tilhørsforhold. Vinduet rummer de normale funktioner til at udskrive, præsenterer, fremfinde, oprette og slette projekter. Herudover er vinduet udvidet med knapper til valg af præsentationsformen.

 

Med et projekt i fokus kan projektets indhold af aktiviteter vises enten med det totale

Projektvinduet indeholder også mulighed for at tilknytte relationer i form af:Fritekst

Adresser

Dokumenter

 

Planvinduet

I den daglige drift med Caretaker vil ét vindue være helt centralt. Det er Planvinduet. I dette vindue kan der både planlægges og styres, samtidig med at planen, den tilhørende økonomi samt det totale indhold af aktiviteterne kan ses. Planvinduet kan aktiveres fra alle de vinduer, hvor knappen optræder. Planens indhold af aktiviteter vil altid være afhængig af det vindue, man kommer fra.

Aktiveres navigatoren først, vil planen respektere det, der er i fokus. Ønskes en plan der går på tværs af navigatoren, f.eks. over alle aktiviteter med en given prioritet, aktiveres planknappen først på Find aktiviteter-vinduet.

Aktiviteterne vises altid i tabular/form, og der kan rettes direkte i de enkelte felter hvis dette er ønsket. For at sikre overblikket er der kun medtaget udvalgte felter fra aktiviteterne.

De øvrige felter kan dog ses ved at dobbeltklikke på den enkelte aktivitet. Herved åbnes et hjælpevindue med restinformationerne. Dette vindue skal lukkes, før man kan fortsætte.

 

Planlægning med projekterAktiviteterne i et projekt kan ændres i tid, igangsættes og udføres på samme måde som alle andre aktiviteter.

Det er dog kun muligt at udføre disse funktioner, når aktiviteterne et fundet frem via projektvinduet. Dette er gjort for at sikre sammenhængen i projektet og dermed overblikket.

Flyttes en projektaktivitet i tid ved hjælp af planvinduet, så flyttes de andre aktiviteter med, dog således at de beholder deres indbyrdes tidsafstand.

Hvis blot én af aktiviteterne ikke kan flyttes det ønskede tidsinterval, afvises hele flytningen.

Dette sker når tidligste eller seneste tid danne en begrænsning for bare én af aktiviteterne.

Prioritering af aktiviteter

Projekter

 

Vedligeholdsplan

Selve vedligeholdsplanen er repræsenteret ved farvekoder. Disse har følgende betydning: Grøn Angiver det tidspunkt, hvor aktiviteten er planlagt til udførelse = Bedste tid.

Gul Viser de år eller måneder hvor det er muligt at placere aktivitetens udførelse. Gul repræsenterer afstanden mellem Tidligste tid og Seneste tid.

 

Rød Viser det område, hvortil det ikke er muligt at flytte aktiviteten. Rød repræsenterer tidenførtidligste tid ogefter seneste tid.

 

Blå Viser aktiviteter der er igangværende. Rosa Viser aktiviteter der er hvilende.

Disse farver kan ændres for de enkelte brugere i Caretakers systemmodul.

En ændring af aktivitetens udførelsestidspunkt sker ved at klikke på et grønt felt der repræsenterer aktivitetens første udførelsestidspunkt, samtidig med at venstre musetast holdes nede. Tidspunktet trækkes herefter til den ønskede måned / det ønskede år, hvorefter musetasten slippes. Tidspunktet er nu ændret. Caretaker viser denne tilstand med en ikon der forsvinder igen når aktiviteten er flyttet.

 

Over vinduets funktionsknapper finder der en række felter der bestemmer selve præsentationen. Disse felters indhold kan ændres, hvis præsentationen ønskes anderledes.

Prioritering af aktiviteterEn af de væsentligste funktioner er at kunne foretage en prioritering af planens aktiviteter. Det ømme punkt i enhver vedligeholdsplanlægning er, når der ikke kan bevilges nok penge til at udføre alle de ønskede aktiviteter.Når eftersynet er overstået, og alle data fra eftersynet er inddaterede, så kan den første vedligeholdsplan dannes, og det tilhørende budget beregnes.

Dette er dokumentationen for det vedligehold der burde udføres, forudsat at den nødvendige faglighed har været tilstede under eftersynet / konstateringen.

Prioriteringen af de aktiviteter der bør udføres først, kan lettes betydeligt, hvis der under eftersynet er tildelt den enkelte aktivitet en prioritet. Er dette tilfældet, aktiveres funktionen Find aktivitet, og vinduet udfyldes i et eller begge prioritetsfelter. Caretaker vil herefter finde de aktiviteter, der har den eller de pågældende prioriteter, og vise disse.

En gennemgang af de lavest prioriterede aktiviteter giver således mulighed for direkte at udskyde disse, samtidigmed at den økonomiske konsekvens vises i et budget.

Budget

Da aktiviteterne kan forsynes med et forventet beløb samt et kontonummer, kan Caretaker beregne et langtidsbudget, samt præsentere dette over en valgt tidshorisont.

Budgettet aktiveres fra menuen, eller med knappen   . Budgetfunktionen findes to steder:

På selve Vedligeholds-modul-vinduet, hvor der kan vises budgetter direkte til et valgt sted i navigatoren. Bemærk at der kan vises budgetter til alle niveauer i navigatoren.

På Planlægningsvinduet, vises budgettet til de aktiviteter, der er kaldt frem i Planlægningsvinduet.

Præsentation af budgetBudgettet vises altid først i tabelform med såvel række – som søjlesummer.

Vinduet kan ændres i størrelse, og rummer oplysning om budgetårets placering. Antallet af år/mdr. og startværdi der vises kan ændres, under standard værdier.

Budgettet har et selvstændigt udskrivningsvindue der tillader skalering af kroner samt valg af synlige aktiviteter på udskriften.

 

Bemærk at udskriftsmuligheder er afhængig af om budgetter er vist/præsenteret i år eller måneder.

 

Grafisk præsentation

Ved at aktivere knappen        kan budgettet også præsenteres grafisk.

Udskrives budgettet, er udskriften afhængig af den aktuelle præsentation. Udskrives budgettet grafisk, omsættes farverne på skærmen til forskellige skraveringer i sort/hvid.

Det mest interessante ved budgettet er, at det kan arbejde sammen med planlægningsvinduet. Med begge vinduer på skærmen samtidig, vil en ændring af tidsplanen med det samme afspejle sig i budgettet.

 

Journal

Når en aktivitet afmeldes/udføres i Caretaker, vil den blive skrevet ind i journalen. Det er kun de mest betydende informationer fra aktiviteten der bliver skrevet over, da journalen kun skal tjene til støtte for hukommelsen samt til en senere erfaringstilbageføring.

Journalen kan også fungere som log over alt vedligehold foretaget indenfor 5-års perioden inden det lovbefalede eftersyn (kun gældende for statsstøttet byggeri).

Journalen er fælles mellem de to moduler Vedligehold og Ordre&Fejl. Det betyder, at journalen vil rumme en blanding af de planlagte aktiviteter fra Vedligehold, og de ikke planlagte (afhjælpende, akut etc.) fra Ordrer &Fejl. På denne måde sikres det, at journalen kan vise den fulde historie til et givet sted.

Journalen aktiveres med knappen eller med menupunktet Funktioner|Journal. Caretaker svarer ved at åbne journalvinduet i tabular form, til det sted der er i fokus på navigatoren.

Det betyder imidlertid også, at der – set fra Vedligehold – er flere felter i journalen end de der kommer fra Vedligehold.

Det skal bemærkes, at det indhold der vises i journalvinduet er de poster der har relation til det sted der er i fokus på navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges en enhed, så vises alle journalposter til hele enheden. Fokuseres der på bygning, så vises kun de poster der hører til denne bygning osv.

På denne måde er det muligt, at vise journalen (historikken) for en enkel del, som f.eks. et ventilationsanlæg, ved at bringe denne del i fokus på navigatoren og derefter åbne journalen.

Redigering af indhold & journaloprydningRedigering 

På journalvinduet er der en række nye funktioner. Disse funktioner er:

Redigér, der giver adgang til at rette i journalen, hvis brugerrettighederne er i orden. Der skal selvfølgelig kun rettes i journalen hvis noget fejlagtigt er blevet overført eller informationer ønskes tilføjet. Aktiveres denne funktion, så åbner Caretaker for redigering af vinduets indhold.

 

 

Dokumentbibliotek

Caretaker indeholder et centralt dokumentbibliotek.

Hensigten med dette er, at kunne rumme en total fortegnelse over de tegninger, beskrivelser og billeder; der har relevans i den totale ejendomsforvaltning. Biblioteket rummer oplysninger om hvor i datalageret billedet findes (bibliotek, sti, filnavn, og dokumenttype), og kan derfor vise dokumentet via et tilknyttet eksternt program.

button_dok Den primære funktion for dokumentbiblioteket er, at vise dokumenterne i tilkobling til stamdataobjekter og aktiviteter gennem aktivering af funktionen.

button_mappe Der er endvidere mulighed for at koble en vilkårlig mappe til vha. funktionen her.

 

Adressebibliotek

Caretaker indeholder også et centralt adressebibliotek. Hensigten med dette er, at kunne registrerer relevante informationer om eksterne håndværks- og servicefirmaer. Men også interne driftsmedarbejdere, kontaktpersoner, samt medarbejdere i øvrigt kan det være godt at have registreret I systemet.

Mange steder i Caretaker kan adresser benyttes med fordel. Til oplysning om faste håndværkere tilknyttet ejendomme, ved udskrivning af arbejdsordrer eller rekvisitioner er det en forøgelse af Caretaker‟s effektivitet.

Adressebiblioteketet starter med et find vindue. Her kan der udvælges de adresser der ønskes vist, hvorefter adressebibliotekets vindue åbnes.

Adressebiblioteketes funktioner

I adressebiblioteket er der følgende special-funktioner:
Viser hvor en adresse benyttes/er tilknyttet.
Viser de yderligere data (økonomiske) der kan knyttes til en adresse.

Opbygning af adressevinduet
Adressevinduet er bygget op af tre sammenkoblede datavinduer. Selve hovedvinduet rummer de primære oplysninger om adressen, og denne del kan præsenteres i såvel formular som tabular. Vises den tabular, så kan det være svært at overskue netop de kolonner, der er brug for i en given arbejdssituation.

Windows har her tre standarder. Den ene omfatter ændring af bredden på en kolonne, den anden er at bytte rundt på rækkefølgen, og den tredje er at splitte datavinduet op i to dele der hver for sig kan roteres.

De to øvrige datavinduer er koblet til den adresse, der er i fokus. Her vises h.h.v. Kategori (fag og lign.) og en liste over kontaktpersoner, telefonnumrer, e-mailadresse m.m.

Bemærk at disse tre vinduer skal betjenes som tre selvstændige vinduer med hensyn til Opret og Slet.!

Adressevinduet har sin egen Windows-menu, idet det er et helt selvstændigt system. Vinduet kan holdes åbent og lægges til side, samtidig med at der arbejdes med de øvrige stamdata.

find-vindue som brugeren kan udfylde med relevante søgekriterier til udvælgelse af den eller de adresser, der er brug for.

Find-vinduet indeholder bl.a. felterne Navn, Navn2, Kategori, Sortering samt Adresse og Postnummer, som er de søgekriterier, der hyppigst vil blive anvendt ved dressesøgning.

 

Hvornår er data i databasen?

Caretaker er et databasesystem. Derfor opfører det sig ikke som f.eks. et tekstbehandlingssystem eller et regneark. Sådanne systemer arbejder med dokumenter, der behandles og lagres, oftest som en helhed.

Et databasesystem arbejder med lagring, fremfinding og sletning af poster (også kaldet records, poster eller objekter). Det foregår i en konstant trafik mellem skærmen og databasen. Ofte er der flere objekter skabt på skærmen, der venter på at blive sendt til databasen.

Hver gang der anvendes funktioner som Opret, Slet, Kopiér, Flyt lægger Caretaker disse resultater til side i en pulje. Dette sker, når gem/fortryd knappen skifter tekst farve.

gemfortryd_off

gemfortryd_on

Ctrl S, tømmer først puljen og opdaterer databasen – Hvis vinduet lukkes, eller Caretaker forlades spørgesbrugeren altid om databasen skal opdateres.

Ctrl R, nulstiller puljen og databasen forbliver urørt. Sådan fortrydes ligeledes rettelser, oprettelser ogsletninger

Det betyder altså, at alle ændringer til databasen lægges hen i puljen. De bliver først bragt til databasen ved Opdatér eller Fortryd.

Der kan ligge flere ændringer i denne pulje, idet det er muligt at foretage flere oprettelser eller andet i samme vindue, mens det er åbent. Men det betyder også, at data først er i sikkerhed for f.eks. strømsvigt, når de er bragt til databasen! Så det er vigtigt at opdatere jævnligt.

Find-vinduer

For alle findvinduer er der en række ikoner med samme betydning, uanset hvad det er der skal findes. Et findvindue aktiveres med med tryk på forstørrelsesglas.

findvindue

 

Find delmængde På det vindue der åbner kan der forefindes følgende ikoner:

Vis antal poster: Viser hvor mange objekter/poster der matcher de angivne kriterier

Nulstil: Nulstiller alle søgefelter, hvis de har været udfyldt

Kodeopslag: Viser eventuelle koder til et felt (findes ikke altid)
Gem indstillinger: Gemmer brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid)
Hent indstillinger: Henter brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid)

En del vinduer i Caretaker åbner uden data. Det gælder flere kodelister, adresse-arkivet og andre. Årsagen til at der ikke vises data er, at det ikke har mening at hente og præsentere nogle tilfældige data, der alligevel som oftest ikke er de data, brugeren søger. I stedet aktiveres en Find-knap, og der kan fremfindes den delmængde der er behov for.

Udskriv

På alle datavinduer i Caretaker er der knapper til udskrivning.Udskrivningen følger de generelle retningslinier for Caretaker. Det, der ønskes udskrevet, hvad enten det er til skærm, eller til printer, skal først bestemmes eller findes frem. Med andre ord det, der skrives ud, er afhængigt af, hvorfra udskrivningen er aktiveret.
Især for stamdata er det nødvendigt at overveje dette, idet der både kan være tale om stedbestemmelse i forhold til stamdataniveau, men også om eventuelle delmængder.
Aktiverer funktionen til udskrivning. Caretaker vil åbne et vindue til bestemmelse af, hvordan udskrivningen skal foregå.
Generelt udskriver Caretaker én datapost hvis denne er vist i formular, og flere dataposter hvis disse er vist i tabular.
De muligheder, der er for udskrift, er:
•    Printer: Her overgives styringen til Windows Printmanager
•    Vis udskrift: Udskriften vises på skærmen, med mulighed for at sende den direkte videre til printer
Disse valg findes på vinduet til udskrivning. Er der tale om flere muligheder for udskrivning, så findes disse valg på samme vindue.
Aktiveres denne knap, åbner vinduet til direkte justering af sidelayout.
I vinduet kan udvalgte sider udskrives, og der kan i de to titelfelter indtastes en overskrift til de sider, der bliver udskrevet.
Aktiveres    knappen endnu engang, åbner Windows printeropsætningen.
Vis udskrift åbner et vindue, der med standardiserede muligheder viser den bestilte udskrift.

I Stamdata-modulet er det endvidere muligt at udskrive fremfundne data vedrørende Enheder, Bygninger/terræn, Afsnit, Lokaler, Dele og Adresser til en fil.
Såfremt denne valgmulighed findes fremgår dette som en valgmulighed på det vindue der fremkommer ved
aktivering af.

Vælges udskrift til fil fremkommer et nyt vindue hvor brugeren kan vælge hvilke datafelter der skal medtages.

Relationer

Relationer er funktioner, der kan knytte andre data til navigatorobjektet. Disse andre data forudsættes allerede tilstede i databasen, som når det f.eks. drejer sig om Arealer, Adresser og Dokumenter.
F.eks. skal adresserne være oprettet for at kunne anvendes i en relation, der viser faste håndværkere til en Enhed.
Relationsmulighederne i stamdatamodulet er:

Fritekst
Areal
Adresse
Dokument
Komponent

Før Caretaker accepterer at en relation kan oprettes, skal data fra rettelser eller oprettelser af nye stamdata være gemt.

stamdata_bundikoner

 

Nedenfor er vist et eksempel data der ikke er gemt, gem og fortryd ikonerne er markeret med anden tekst farve.

stamdata_bundikoner_uncomittet

 

stamdata_bundikoner_fritekst_empty Relation uden indhold

stamdata_bundikoner_fritekst_markedRelation med indhold

 

Fritekst
Denne relation findes til samtlige objekter i stamdata. Datavinduerne for de enkelte objekter rummer kun de forud definerede felter.
Ønskes flere oplysninger lagret, så er fritekst den mest oplagte mulighed, idet de indtastede oplysninger gemmes til netop den Enhed, Bygning o.s.v. der er i fokus.
Funktionen aktiveres ved tryk på . Herefter åbner Caretaker et vindue til indskrivning af tekst.
Dette vindue skal ikke opfattes som et fuldt tekstbehandlingssystem, men rummer kun de allermest nødvendige funktioner til at indskrive og redigere i tekst.
Kopiér til udklipsholder og indsæt fra udklipsholder er særlige funktioner i Fritekstvinduet til behandling af tekst.

Arealer
Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn og Afsnit.
Den findes ikke på Lokale eller Del, idet der her er særskilte felter til areal- og mængdeangivelse.
Relationen findes endvidere til Aftalen i modulet Kontrakter og Aftaler.

Adresser
Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn,   Afsnit og Del. Den findes ikke til niveau Lokale.
Der kan kun skabes relationer til adresser, der allerede er oprettet i Adressebiblioteket. I vinduet kan der ikke oprettes men dog slettes.
Adresserelationerne skabes ved at aktivere    (kodeopslag) , hvorefter adressevinduet åbner, men kun med
funktioner til at søge og returnere adresser. Når én eller flere adresser er fundet gennem findknappen (se under Find-vinduer) kan en adresse returneres til
relationsvinduet ved at benytte træk-og-slip, eller ved at aktivere
Har en adresse flere kategorier i Kategorivinduet, så kan adressen overføres med en given kategori, ved at bringe den ønskede kategori i fokus, og derefter overføre adressen.
Den samme adresse kan godt overføres flere gange med forskellige kategorier, idet f.eks. et firma godt kan optræde med flere forskellige egenskaber på f.eks. en enhed.

Dokumenter
Denne relation findes til alle stamdataniveauerne. Her er det muligt, at knytte ét eller flere dokumenter til et stamdataobjekt. Ved et dokument forstås alle tænkelige filtyper.
Der kan kun vises dokumenter, der allerede er oprettet i Dokumentbiblioteket.
På vinduet er der et tekstfelt til beskrivelse af netop denne relation (bemærkninger), denne har længden 120 tegn.
I vinduet kan der kun oprettes og slettes relationer. Dokumenterne selv kan kun oprettes eller slettes i selve dokumentarkivet.

Der kan benyttes “drag and drop”, dvs. træk filer fra stifinder direkte over på stamdata og dokument relationen oprettes automatisk. Se video

Komponenter
Denne relation findes kun til niveauet Del. Hensigten med denne relation er, at kunne detaljere registreringen af dele yderligere, hvor dette er nødvendigt.
I registrering af installationer eller maskiner er det ofte nødvendigt, at have hurtig tilgang til oplysninger om de vigtigste komponenter/ reservedele der indgår. Det kan være oplysninger, der skal medtages af hensyn til hurtig reparation eller genbestilling.
Funktionen aktiveres ved et tryk på. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til angivelse af komponenter.
Der kan oprettes frit i dette vindue. Der er i vinduet de sædvanlige funktioner til udskrivning, oprettelse og sletning.

Kodelister til Stamdata

, ,

Til stamdatamodulet hører der en række kodelister. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne slå postnumre og SfB-koder op fra en liste.

Følgende kodelister anvendes i stamdatamodulet:

(For de kodelister der er skrevet med kursiv er der indlagt data eller forslag til data i Caretaker allerede ved installationen. Listernes indhold kan skrives ud på papir hvis dette ønskes.)

Administration

Adressetype, Inddeler adresser i hovedtyper

Kategori, Fag- eller personalebetegnelse

Landekoder, Internationale tal- og tegnkoder for lande

Postnumrer, Danske postnumre

Organisation

Afdeling, Underopdeling af Division

Afsnitsanvendelser, Kun for niveau Afsnit

Amter, Alle danske amter

Anvendelse, For niveauerne Enhed og Bygning

Division, Hovedopdelingen af en virksomhed

Ejerforhold, Ejerforholdet til Enhed eller Bygning

Kommuner, Alle danske kommuner

Lokale anvendelse, Kun for niveau Lokale

Område, En brugervalgt opdeling af Enhederne

Costcenter    Lokalers økonmiske tilhørsforhold

Møbleringskategori    Grad af møblering I lokaler

Lokale – afdeling    Lokalers afdelingstilhørsforhold

Standarder

Aftaletyper    Inddeler aftaler i hovedtyper

Dokumenttyper    Navn og sti for tilknyttet eksternt program til visning af dokument

Orientering    Alle hele og halve verdenshjørner

SI-enheder    Måleenheder

Budgetår    Budgetår

Bygningsteknik

Arealtyper    De standardiserede arealtyper

Del standard    Standard bygningsdelskatalog

Delstandardtype    Underopdeling af bygningsdelskataloget

SfB-kode    Tavle 1 af SfB-systemet

Kodelister

En kodeliste er det sted, hvor brugeren henter visse data under oprettelsen af f.eks stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter o.s.v. Ved denne teknik sikres ensartethed (f.eks. hvis der er flere brugere) samt automatisk ajourføring.

Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne hente postnumre eller SfB-koder fra en liste.
For alle kodelister gælder det, at brugeren selv kan bestemme indholdet. Data i en kodeliste kan ændres, eller en kode kan slettes. Der kan oprettes nye koder, som Caretaker så vil sortere på plads automatisk.

Sletning af koder kan kun gennemføres såfremt koden ikke er anvendt/koblet til f. eks. stamdataobjekter, vedligeholdsaktiviteter o.s.v. Er koden anvendt og brugeren forsøger at slette denne giver Caretaker en advarsel herom.

 

Anvendelse af kodelister
Kodelisterne aktiveres og vedligeholdes fra Windows-menubjælke: Bibliotek|Kodelister.
Herved åbner et oversigts-vindue til de forskellige kodelister.
Til felter der benytter kodelister kan et opslag gøres på flere forskellige måder.

Når feltet har fokus, tryk CTRL-Q eller klik på ikonet

lookup_ikon_bund

 

 

Alternativt klik til højre for feltet, ikonet “forstørrelsesglas”  lookup_ikon,

En kodeliste kan se ud på flere måder:

  • Den, hvor der kun er få værdier, og hvor indholdet viser sig med det samme.
  • Den, hvor der er mange værdier, og hvor indholdet ikke vises med det samme, idet der så foretages en overflødig fremtagning af data med ventetid eller belastning af nettet til følge.

I en sådan kodeliste skal det først angives, hvad der ønskes præsenteret. Dette bliver derefter hentet og vist. Denne type kodeliste starter med et Find-vindue.

Men en kodeliste kan også være mere kompleks, d.v.s. indeholde flere brugerdata end Kode og Betegnelse.

Et eksempel på en sådan kodeliste er Del standard. lookup_ikon_bund_delstandard