Udskriv

På alle datavinduer i Caretaker er der knapper til udskrivning.Udskrivningen følger de generelle retningslinier for Caretaker. Det, der ønskes udskrevet, hvad enten det er til skærm, eller til printer, skal først bestemmes eller findes frem. Med andre ord det, der skrives ud, er afhængigt af, hvorfra udskrivningen er aktiveret.
Især for stamdata er det nødvendigt at overveje dette, idet der både kan være tale om stedbestemmelse i forhold til stamdataniveau, men også om eventuelle delmængder.
Aktiverer funktionen til udskrivning. Caretaker vil åbne et vindue til bestemmelse af, hvordan udskrivningen skal foregå.
Generelt udskriver Caretaker én datapost hvis denne er vist i formular, og flere dataposter hvis disse er vist i tabular.
De muligheder, der er for udskrift, er:
•    Printer: Her overgives styringen til Windows Printmanager
•    Vis udskrift: Udskriften vises på skærmen, med mulighed for at sende den direkte videre til printer
Disse valg findes på vinduet til udskrivning. Er der tale om flere muligheder for udskrivning, så findes disse valg på samme vindue.
Aktiveres denne knap, åbner vinduet til direkte justering af sidelayout.
I vinduet kan udvalgte sider udskrives, og der kan i de to titelfelter indtastes en overskrift til de sider, der bliver udskrevet.
Aktiveres    knappen endnu engang, åbner Windows printeropsætningen.
Vis udskrift åbner et vindue, der med standardiserede muligheder viser den bestilte udskrift.

I Stamdata-modulet er det endvidere muligt at udskrive fremfundne data vedrørende Enheder, Bygninger/terræn, Afsnit, Lokaler, Dele og Adresser til en fil.
Såfremt denne valgmulighed findes fremgår dette som en valgmulighed på det vindue der fremkommer ved
aktivering af.

Vælges udskrift til fil fremkommer et nyt vindue hvor brugeren kan vælge hvilke datafelter der skal medtages.

Relationer

Relationer er funktioner, der kan knytte andre data til navigatorobjektet. Disse andre data forudsættes allerede tilstede i databasen, som når det f.eks. drejer sig om Arealer, Adresser og Dokumenter.
F.eks. skal adresserne være oprettet for at kunne anvendes i en relation, der viser faste håndværkere til en Enhed.
Relationsmulighederne i stamdatamodulet er:

Fritekst
Areal
Adresse
Dokument
Komponent

Før Caretaker accepterer at en relation kan oprettes, skal data fra rettelser eller oprettelser af nye stamdata være gemt.

stamdata_bundikoner

 

Nedenfor er vist et eksempel data der ikke er gemt, gem og fortryd ikonerne er markeret med anden tekst farve.

stamdata_bundikoner_uncomittet

 

stamdata_bundikoner_fritekst_empty Relation uden indhold

stamdata_bundikoner_fritekst_markedRelation med indhold

 

Fritekst
Denne relation findes til samtlige objekter i stamdata. Datavinduerne for de enkelte objekter rummer kun de forud definerede felter.
Ønskes flere oplysninger lagret, så er fritekst den mest oplagte mulighed, idet de indtastede oplysninger gemmes til netop den Enhed, Bygning o.s.v. der er i fokus.
Funktionen aktiveres ved tryk på . Herefter åbner Caretaker et vindue til indskrivning af tekst.
Dette vindue skal ikke opfattes som et fuldt tekstbehandlingssystem, men rummer kun de allermest nødvendige funktioner til at indskrive og redigere i tekst.
Kopiér til udklipsholder og indsæt fra udklipsholder er særlige funktioner i Fritekstvinduet til behandling af tekst.

Arealer
Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn og Afsnit.
Den findes ikke på Lokale eller Del, idet der her er særskilte felter til areal- og mængdeangivelse.
Relationen findes endvidere til Aftalen i modulet Kontrakter og Aftaler.

Adresser
Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn,   Afsnit og Del. Den findes ikke til niveau Lokale.
Der kan kun skabes relationer til adresser, der allerede er oprettet i Adressebiblioteket. I vinduet kan der ikke oprettes men dog slettes.
Adresserelationerne skabes ved at aktivere    (kodeopslag) , hvorefter adressevinduet åbner, men kun med
funktioner til at søge og returnere adresser. Når én eller flere adresser er fundet gennem findknappen (se under Find-vinduer) kan en adresse returneres til
relationsvinduet ved at benytte træk-og-slip, eller ved at aktivere
Har en adresse flere kategorier i Kategorivinduet, så kan adressen overføres med en given kategori, ved at bringe den ønskede kategori i fokus, og derefter overføre adressen.
Den samme adresse kan godt overføres flere gange med forskellige kategorier, idet f.eks. et firma godt kan optræde med flere forskellige egenskaber på f.eks. en enhed.

Dokumenter
Denne relation findes til alle stamdataniveauerne. Her er det muligt, at knytte ét eller flere dokumenter til et stamdataobjekt. Ved et dokument forstås alle tænkelige filtyper.
Der kan kun vises dokumenter, der allerede er oprettet i Dokumentbiblioteket.
På vinduet er der et tekstfelt til beskrivelse af netop denne relation (bemærkninger), denne har længden 120 tegn.
I vinduet kan der kun oprettes og slettes relationer. Dokumenterne selv kan kun oprettes eller slettes i selve dokumentarkivet.

Der kan benyttes “drag and drop”, dvs. træk filer fra stifinder direkte over på stamdata og dokument relationen oprettes automatisk. Se video

Komponenter
Denne relation findes kun til niveauet Del. Hensigten med denne relation er, at kunne detaljere registreringen af dele yderligere, hvor dette er nødvendigt.
I registrering af installationer eller maskiner er det ofte nødvendigt, at have hurtig tilgang til oplysninger om de vigtigste komponenter/ reservedele der indgår. Det kan være oplysninger, der skal medtages af hensyn til hurtig reparation eller genbestilling.
Funktionen aktiveres ved et tryk på. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til angivelse af komponenter.
Der kan oprettes frit i dette vindue. Der er i vinduet de sædvanlige funktioner til udskrivning, oprettelse og sletning.

Kodelister til Stamdata

, ,

Til stamdatamodulet hører der en række kodelister. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne slå postnumre og SfB-koder op fra en liste.

Følgende kodelister anvendes i stamdatamodulet:

(For de kodelister der er skrevet med kursiv er der indlagt data eller forslag til data i Caretaker allerede ved installationen. Listernes indhold kan skrives ud på papir hvis dette ønskes.)

Administration

Adressetype, Inddeler adresser i hovedtyper

Kategori, Fag- eller personalebetegnelse

Landekoder, Internationale tal- og tegnkoder for lande

Postnumrer, Danske postnumre

Organisation

Afdeling, Underopdeling af Division

Afsnitsanvendelser, Kun for niveau Afsnit

Amter, Alle danske amter

Anvendelse, For niveauerne Enhed og Bygning

Division, Hovedopdelingen af en virksomhed

Ejerforhold, Ejerforholdet til Enhed eller Bygning

Kommuner, Alle danske kommuner

Lokale anvendelse, Kun for niveau Lokale

Område, En brugervalgt opdeling af Enhederne

Costcenter    Lokalers økonmiske tilhørsforhold

Møbleringskategori    Grad af møblering I lokaler

Lokale – afdeling    Lokalers afdelingstilhørsforhold

Standarder

Aftaletyper    Inddeler aftaler i hovedtyper

Dokumenttyper    Navn og sti for tilknyttet eksternt program til visning af dokument

Orientering    Alle hele og halve verdenshjørner

SI-enheder    Måleenheder

Budgetår    Budgetår

Bygningsteknik

Arealtyper    De standardiserede arealtyper

Del standard    Standard bygningsdelskatalog

Delstandardtype    Underopdeling af bygningsdelskataloget

SfB-kode    Tavle 1 af SfB-systemet

Modul opbygning

,

Her illustreret med modulet Stamdata åbent, enheden Friluftscenter sletten er valgt og navigator’en er placeret på niveau enhed, markeret/fremhævet med blå baggrund.

stamdata_forklaring

 

Topmenu stamdata_topmenu

fra venstre, Luk, Nulstil, Opret, Vis, Find

Før musen henover og der fremkommer en hjælpe tekst.

 

Vis stamdata til enhed

stamdata_vis_enhed

 

 

 

 

 

 

 

Nu fremkommer detail oplysninger til det valgte stamdataobjekt.

Ikon rækken nederst er funktionalitet til det valgte stamdataobjekt.

Strukturen i stamdata

,

Før registreringen af stamdata sættes i gang i Caretaker er det vigtigt at fastlægge den struktur, der skal anvendes. Strukturen kan godt være forskellig fra Enhed til Enhed, men bør fastlægges i forhold til det egentlige behov. Der kan, for at komme hurtigt i gang, startes med en simpel struktur. Denne kan så evt. udvides på et senere tidspunkt, hvor behovet for detaljering er forøget.

Navigatorniveauer

stamdata_navigator

Der er 5 reelle niveauer i stamdata. Disse niveauer svarer til navigatoren. Ét af niveauerne kan have en dobbelt betydning; Bygning / Terræn. Det ønskede angives ved markeringen udfor ledeteksten, eller gennem aktivering af menuen, Funktioner|Bygning / Terræn.

 

Niveauerne i stamdata er afhængige af hinanden på følgende måde:

  • Enhed er en forudsætning for Bygning / Terræn
  • Bygning/Terræn er en forudsætning for såvel Afsnit, Lokale som Del
  • Afsnit er ikke en forudsætning for Lokale eller Del, ligesom
  • Lokale ikke er en forudsætning for
  • Del

Diagram over strukturen

 

stamdata_navigator_diagram

 

Anvendelse af navigatorniveauer

De eneste niveauer, der er krævet er Enhed. Bygning/Terræn er kun nødvendig hvis der ønskes anvendt lavere liggende niveauer. Alle de øvrige er valgfrie.
Niveauet Afsnit kan på terræn anvendes til at sektionere større enheder som gård, p-plads, idrætsanlæg, haveanlæg o.s.v. Inde i bygningen kan Afsnit anvendes til en etageopdeling eller en adskillelse af fællesarealer i modsætning til lejernes arealer.

Niveauet Lokale anvendes i de bygninger, hvor der skal være en lokaleregistrering. Lokale behøver ikke at opdeles yderligere.

Niveauet Del omfatter såvel bygningsdele som installationer eller inventar. Del er det laveste niveau i det hierarki, der er omfattet af navigatoren, men Del kan dog opdeles yderligere i Komponent, hvor dette er nødvendigt (især installationer eller maskiner).

Bemærk, at der kan oprettes aktiviteter (vedligeholdsmodul) og arbejdsordrer (Ordre&Fejl-modul) til alle stamdataniveauer.

 

Niveauet Enhed anvendes til ejendomme af enhver art, fra ubebyggede grunde til et større ejendomskompleks.

Ved beslutningen om hvad en enhed omfatter, skal de økonomisk/juridiske forhold medtages.

I en boligforening vil enhed være det samme som afdeling. I en kommune eller et amt vil enhed ofte være lig ejendom i BBR betydning, men enhed kan også fastlægges som en del af en BBR-ejendom (Eksempelvis biblioteket på 1. sal i en anden forvaltnings ejendom).

Enhed kan omvendt også omfatte flere BBR-ejendomme. (Eksempelvis en teknisk skole med flere ejendomme i et byområde)

Ønskes en Enhed og alle tilhørende data slettet eller blot sat inaktiv kan dette gennemføres ved hjælp af en separat funktion Slet enhed – Sæt enhed inaktiv , som findes under Systemadministration|Hjælpeværktøjer

Når Caretakers Driftsøkonomimodule er installeret kan Division, tilknyttet Enhed, ikke umiddelbat ændres.

Ønskes Division tilknyttet Enhed ændret kan dette kun gennemføres ved hjælp af en special funktion Ændring af Division tilknyttet enhed , som findes under Systemadministration|Hjælpeværktøjer

Bygning / Terræn Niveauet Bygning anvendes til at registrere den fysiske bygning. Hvad enten der er tale om én eller flere bygninger til enheden, bestemmer brugeren selv den ønskede opdeling i Caretaker.

Opdelingen kan følge BBR-opdelingen eller følge den praksis for opdeling, der har været gældende på stedet. Ofte opdeles der efter store forskelligheder i fysisk udformning eller i alder/materialer.

Bygning deler niveau med Terræn, da der kun er få oplysninger på dette niveau, og da kun et par af disse oplysninger er forskellige.

Den ubebyggede grund (park, anlæg, grund etc.) eller det terræn, der er omkring bygningerne, registreres med ét eller flere terrænobjekter. (Dette er dog den ene måde at gøre dette på, den anden er, at oprette ét terrænobjekt, og derefter underdele dette ved hjælp af afsnit).

Om det er Bygning eller Terræn der er valgt, afhænger af aktiveringen af omskifteren ved feltet på navigatoren.

Afsnit Niveauet Afsnit forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Afsnit er, at opdele en bygning i afsnit, hvad enten dette er på facaderne, som etager eller på tværs af bygningen (lejerafsnit, fællesafsnit, boligafsnit, erhvervsafsnit).

Afsnitsopdelingen kan passe med det projekt der ligger til grund for bygningen, eller den kan spejle den daglige administration. En blanding er også mulig.

På Terræn kan Afsnit anvendes til en opdeling af det ydre rum i f.eks. idrætsplads, haveanlæg, p-plads, veje og stier etc.

Niveauet Afsnit kan danne grundlag for registrering af Lokale eller Del, men niveauet er ikke obligatorisk.
Alle funktionerne på Afsnit er identiske med funktionerne på Bygning / Terræn.

Lokale Niveauet Lokale forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Lokale er, at opdele en bygning indvendig i lokaler efter den praksis, der allerede er for nummerering.
Niveauet Lokale kan danne grundlag for registrering af Del, men niveauet er ikke obligatorisk.

Del Niveauet Del anvendes til at registrere bygningsdele, hvad enten der er tale om egentlige bygningsdele, installationer, maskiner, procesudstyr eller inventar.
Del kan oprettes til Lokale, til Afsnit eller til Bygning/Terræn. Niveauet er ikke obligatorisk, idet der senere i de følgende moduler kan oprettes vedligeholdsaktiviteter eller arbejdsordrer til alle niveauer i navigatoren.

Niveauet(og standard Caretaker) lægger op til en registrering af dele gennem anvendelse af SfB-systemet. For at lette registreringen er der kodelister/kataloger, der følger denne inddeling.
Det er imidlertid ikke nødvendigt at følge SfB-systemet, idet brugeren kan oprette dele efter egen identifikation og evt. med ren tekst. det er ligeledes muligt, at indrette kodelister og kataloger efter eget system.