Dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering

Vi har lavet en dokumenthåndtering fra Caretaker.

Den fungerer ved at kopiere filer til et fælles sted når man knytter et billede eller en fil til et objekt i Caretaker. (Enhed, bygning, aktivitet eller lign)

For at slå dokumenthåndtering til, skal du i Caretaker vælge menuen Sys. adm. -> Systemadministration. Fra vinduet vælges Systemopsætning i øverste vindue, og Indstillinger i nederste. Tryk på Retur knappen.

VaelgIndstillinger

Inde i indstillinger skal du finde det afsnit med Dokument håndtering. Hvis det er foldet sammen, så klik på overskriften for at folde det ud.

IndstillingerDocHandler

Der er følgende muligheder:

  • Lad Caretaker håndterer dokumentplacering. Dette er den overordnet markering af at man vil bruge dokument håndteringen. Alle efterfølgende indstillinger er ligegyldige hvis dette flueben ikke er sat.
  • Dokument roden. Dette skal være et fælles drev for alle brugere. Det kan være fuld sti (f.eks. g:caretakerdoks), eller et UNC navn (f.eks. \fileserverdokscaretaker). Skal være sat hvis man bruger dokument håndtering.
  • Prefix dokumenter når de kopieres. Caretaker finder et unikt navn til dokumentet – så hvis der allerede findes en fil med det pågældende navn (f.eks. image001.jpg) så omdøbes den til image001 (1).jpg. Derudover kan man angive et prefix f.eks. CT som sættes foran filnavnet når filen kopieres. Prefixet kan vælges individuelt for hver bruger eller brugergruppe så man kan se hvem filen kommer fra (angiv brugernavn som prefix for hver bruger)
  • Skaler billeder inden de kopieres. Det er muligt at Caretaker skalerer billedet når den kopierer filen. Dette er anvendeligt hvis man har begrænset diskplads på serveren, eller man ikke vil opererer med 20mb store billeder.
  • Max størrelse på billeder. Angiver max størrelse. Tryk på … knappen for at vælge mellem nogle standarder. Formatet er breddexhøjde dvs. 1024×768. Standarderne er ens bredde og højde fordi mange bruger både landskab og portræt optagelser. Nedenunder er der nogle eksempler på forskellige størrelser af billeder og hvor meget de ca. fylder.
  • Slet filen når den slettes i Caretaker. Hvis der er sat flueben, så slettes filen også i dokument området, når filen slettes / fjernes fra en instance inde i Caretaker. Bemærk at hvis man referer til fælles dokumenter bør man undgå at sætte flueben.

Billede størrelser

Følgende er ca. fil størrelser på billeder.

2000 x 2000: ~500 – 600kb
1600 x 1600: ~350 – 450kb
1200 x 1200: ~200 – 275kb
1000 x 1000: ~150 – 200kb
800 x 800: ~100 – 125kb

Eksempler på billeder.

Original billede er 3008 x 1960 pixels og findes her.

Bygningsskade

Bygningsskade

 

 

 

 

 

 

 

800 x 521 udgave:

PentagonSkade800

 

1000 x 651:

PengatonSkade1000

 

1200 x 781:

PentagonSkade1200

1600 x 1042:

PentagonSkade1600

 

2000 x 1303:

PentagonSkade2000

Dokumentbibliotek

Caretaker indeholder et centralt dokumentbibliotek.

Hensigten med dette er, at kunne rumme en total fortegnelse over de tegninger, beskrivelser og billeder; der har relevans i den totale ejendomsforvaltning. Biblioteket rummer oplysninger om hvor i datalageret billedet findes (bibliotek, sti, filnavn, og dokumenttype), og kan derfor vise dokumentet via et tilknyttet eksternt program.

button_dok Den primære funktion for dokumentbiblioteket er, at vise dokumenterne i tilkobling til stamdataobjekter og aktiviteter gennem aktivering af funktionen.

button_mappe Der er endvidere mulighed for at koble en vilkårlig mappe til vha. funktionen her.

 

Adressebibliotek

Caretaker indeholder også et centralt adressebibliotek. Hensigten med dette er, at kunne registrerer relevante informationer om eksterne håndværks- og servicefirmaer. Men også interne driftsmedarbejdere, kontaktpersoner, samt medarbejdere i øvrigt kan det være godt at have registreret I systemet.

Mange steder i Caretaker kan adresser benyttes med fordel. Til oplysning om faste håndværkere tilknyttet ejendomme, ved udskrivning af arbejdsordrer eller rekvisitioner er det en forøgelse af Caretaker‟s effektivitet.

Adressebiblioteketet starter med et find vindue. Her kan der udvælges de adresser der ønskes vist, hvorefter adressebibliotekets vindue åbnes.

Adressebiblioteketes funktioner

I adressebiblioteket er der følgende special-funktioner:
Viser hvor en adresse benyttes/er tilknyttet.
Viser de yderligere data (økonomiske) der kan knyttes til en adresse.

Opbygning af adressevinduet
Adressevinduet er bygget op af tre sammenkoblede datavinduer. Selve hovedvinduet rummer de primære oplysninger om adressen, og denne del kan præsenteres i såvel formular som tabular. Vises den tabular, så kan det være svært at overskue netop de kolonner, der er brug for i en given arbejdssituation.

Windows har her tre standarder. Den ene omfatter ændring af bredden på en kolonne, den anden er at bytte rundt på rækkefølgen, og den tredje er at splitte datavinduet op i to dele der hver for sig kan roteres.

De to øvrige datavinduer er koblet til den adresse, der er i fokus. Her vises h.h.v. Kategori (fag og lign.) og en liste over kontaktpersoner, telefonnumrer, e-mailadresse m.m.

Bemærk at disse tre vinduer skal betjenes som tre selvstændige vinduer med hensyn til Opret og Slet.!

Adressevinduet har sin egen Windows-menu, idet det er et helt selvstændigt system. Vinduet kan holdes åbent og lægges til side, samtidig med at der arbejdes med de øvrige stamdata.

find-vindue som brugeren kan udfylde med relevante søgekriterier til udvælgelse af den eller de adresser, der er brug for.

Find-vinduet indeholder bl.a. felterne Navn, Navn2, Kategori, Sortering samt Adresse og Postnummer, som er de søgekriterier, der hyppigst vil blive anvendt ved dressesøgning.

 

Hvornår er data i databasen?

Caretaker er et databasesystem. Derfor opfører det sig ikke som f.eks. et tekstbehandlingssystem eller et regneark. Sådanne systemer arbejder med dokumenter, der behandles og lagres, oftest som en helhed.

Et databasesystem arbejder med lagring, fremfinding og sletning af poster (også kaldet records, poster eller objekter). Det foregår i en konstant trafik mellem skærmen og databasen. Ofte er der flere objekter skabt på skærmen, der venter på at blive sendt til databasen.

Hver gang der anvendes funktioner som Opret, Slet, Kopiér, Flyt lægger Caretaker disse resultater til side i en pulje. Dette sker, når gem/fortryd knappen skifter tekst farve.

gemfortryd_off

gemfortryd_on

Ctrl S, tømmer først puljen og opdaterer databasen – Hvis vinduet lukkes, eller Caretaker forlades spørgesbrugeren altid om databasen skal opdateres.

Ctrl R, nulstiller puljen og databasen forbliver urørt. Sådan fortrydes ligeledes rettelser, oprettelser ogsletninger

Det betyder altså, at alle ændringer til databasen lægges hen i puljen. De bliver først bragt til databasen ved Opdatér eller Fortryd.

Der kan ligge flere ændringer i denne pulje, idet det er muligt at foretage flere oprettelser eller andet i samme vindue, mens det er åbent. Men det betyder også, at data først er i sikkerhed for f.eks. strømsvigt, når de er bragt til databasen! Så det er vigtigt at opdatere jævnligt.

Find-vinduer

For alle findvinduer er der en række ikoner med samme betydning, uanset hvad det er der skal findes. Et findvindue aktiveres med med tryk på forstørrelsesglas.

findvindue

 

Find delmængde På det vindue der åbner kan der forefindes følgende ikoner:

Vis antal poster: Viser hvor mange objekter/poster der matcher de angivne kriterier

Nulstil: Nulstiller alle søgefelter, hvis de har været udfyldt

Kodeopslag: Viser eventuelle koder til et felt (findes ikke altid)
Gem indstillinger: Gemmer brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid)
Hent indstillinger: Henter brugers find-data/søgekriterier (findes ikke altid)

En del vinduer i Caretaker åbner uden data. Det gælder flere kodelister, adresse-arkivet og andre. Årsagen til at der ikke vises data er, at det ikke har mening at hente og præsentere nogle tilfældige data, der alligevel som oftest ikke er de data, brugeren søger. I stedet aktiveres en Find-knap, og der kan fremfindes den delmængde der er behov for.

Kodelister til Stamdata

, ,

Til stamdatamodulet hører der en række kodelister. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne slå postnumre og SfB-koder op fra en liste.

Følgende kodelister anvendes i stamdatamodulet:

(For de kodelister der er skrevet med kursiv er der indlagt data eller forslag til data i Caretaker allerede ved installationen. Listernes indhold kan skrives ud på papir hvis dette ønskes.)

Administration

Adressetype, Inddeler adresser i hovedtyper

Kategori, Fag- eller personalebetegnelse

Landekoder, Internationale tal- og tegnkoder for lande

Postnumrer, Danske postnumre

Organisation

Afdeling, Underopdeling af Division

Afsnitsanvendelser, Kun for niveau Afsnit

Amter, Alle danske amter

Anvendelse, For niveauerne Enhed og Bygning

Division, Hovedopdelingen af en virksomhed

Ejerforhold, Ejerforholdet til Enhed eller Bygning

Kommuner, Alle danske kommuner

Lokale anvendelse, Kun for niveau Lokale

Område, En brugervalgt opdeling af Enhederne

Costcenter    Lokalers økonmiske tilhørsforhold

Møbleringskategori    Grad af møblering I lokaler

Lokale – afdeling    Lokalers afdelingstilhørsforhold

Standarder

Aftaletyper    Inddeler aftaler i hovedtyper

Dokumenttyper    Navn og sti for tilknyttet eksternt program til visning af dokument

Orientering    Alle hele og halve verdenshjørner

SI-enheder    Måleenheder

Budgetår    Budgetår

Bygningsteknik

Arealtyper    De standardiserede arealtyper

Del standard    Standard bygningsdelskatalog

Delstandardtype    Underopdeling af bygningsdelskataloget

SfB-kode    Tavle 1 af SfB-systemet

Genvejstaster

 

I det efterfølgende fremgår hvilke genvejstaster der er tilgængelige i Caretaker.
Knappernes tilstedeværelse og genvejstasternes funktionalitet vil være afhængig af den aktuelle brugers rettigheder. Ligeså vil alle knapper ikke forekomme i alle moduler.

 

Opret Ctrl N (New)

Slet Ctrl D (Delete)

Gem Ctrl S (Save)

Fortryd Ctrl R (Retrieve)

Kodeopslag Ctrl Q (Question)

Vis data Ctrl O (Open)

Print Ctrl P (Print)

Formular/Tabular Ctrl T (Toggle)

Duplikér Ctrl F7

Find Ctrl F (Find)

Sorter Ctrl F8

Fritekst Ctrl F12

Arealer Ctrl F3

Adresse Ctrl F4

Dokument Ctrl F5

Komponent Ctrl F6

Antal hit Ctrl F10

Udfør Ctrl G (Go)

Nulstiller Ctrl F11

Luk vindue i fokus Alt F4