Flyt valgte aktiviteter 1 år frem..

,

Ny mulighed for at udvælge en eller flere aktiviteter og fremrykke dem til næste år.
Som det kan ses på billedet nedenfor, ligger funktionalitet på planlægningsbilledet, højre menu!
Det er det valgte aktiviteter der flyttes, med mulighed for at rykke senestetid, hvis denne benyttes.

 Nyt i Version 4.1.20

Udskriv fra Vedligehold

Vedligeholdsmodulet rummer flere centrale rapporter. Disse udskrives fra de væsentlige steder i styringen, d.v.s:

  • Aktivitetsoversigt
  • Ajourføringsliste til brug i forbindelse med eftersyn
  • Eftersyns- og aktivitetsplan
  • Budgetter

Alle rapporter skrives ud på den måde der allerede er gennemgået i afsnittet om Stamdata. Der er i alle datavinduer en printerikon, , og når denne aktiveres, så åbner Caretaker et valgvindue til styring af selve udskriften.

Caretaker arbejder altid ud fra princippet, at først skal de data der ønskes udskrevet findes frem. Dernæst er udskrivningen afhængig af hvorledes data præsenteres på skærmen. Er data vist i formular , så udskrives kun denne ene. Er data vist på tabular , så udskrives alle de fremfundne data.

 

De væsentligste valgvinduer til udskrivning af rapporter er gennemgået i det følgende.

Aktivitetsoversigt
Udskriftsvalgvinduet er opdelt i en række mindre områder/felter:

Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. Giver mulighed for valg af sideskift

Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet.

Dybde    Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling.
Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet.
Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori T- eller A-prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift.

Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen.

Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift.

Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften.

Ajourføringsliste/Checkliste til eftersyn Denne type rapport kan skrives ud til brug ved selve eftersynet. Den rummer data for de planlagte aktiviteter der var ved sidste eftersyn, dog minus de aktiviteter der er udført i mellemtiden. Rapporten er udformet med plads til at kunne skrive eventuelle ændringer i aktiviteterne.

Aktiviteten som det centrale

Det mest centrale register i vedligehold er Aktiviteter. Her ligger al information om, hvad der skal laves, hvornår, af hvem og til hvilken pris. Herfra dannes oversigter, planer og budgetter.

I Caretaker er aktiviteten gjort meget central. En aktivitet i Caretaker dækker flere forskellige styringsområder:

1. Eftersyn, – aktiviteten rummer det planlagte eller det igangværende eftersyn med stedbestemmelse og tidsstyring.

2. Almindelig planlagt aktivitet, der f.eks. rummer et stykke vedligeholdsarbejde. Dette kan være en engangsaktivitet eller en intervalbaseret aktivitet.

3. Planlagt aktivitet efter den direkte metode, d.v.s. at der kan flyttes på de enkelte individuelle hændelser.
Funktionerne til aktivitet

Selve aktivitetsvinduet er udstyret med standardfunktioner. Men ud over disse er der to grupper af knapper med andre funktioner, Styringsfunktioner og Relationer.

 

Styringsfunktionerne er følgende:

Sætter en aktivitet i gang. D.v.s. aktiviteten skifter status til igangværende.

Afslutter en aktivitet, skriver den udførte aktivitet til journal. Hvis aktiviteten er uden interval, slettes den. Hvis aktiviteten er med interval udregnes næste plandata ved hjælp af interval.

Funktionerne til relationer er følgende:

Kobler en aktivitet til et projekt. Projektet skal være oprettet.
Frakobler aktiviteten igen.
Her ud over er der en funktion til angivelse af de enkelte hændelser ved den direkte metode. Denne metode aktiveres gennem afkrydsning af feltet Direkte. Hændelserne kan herefter inddateres efter aktivering af funktionen.

 

Find delmængde af aktiviteter

Aktiviteter kan principielt vises på to måder. Enten som aktiviteterne til et givet sted i navigatoren (aktiviteterne til en Enhed, en Bygning o.s.v.), eller på tværs af navigatoren som aktiviteter der opfylder samme kriterium.

For at finde aktiviteter der møder et givet kriterium, aktiveres Windows-menuen Funktioner|Find Aktivitet, eller

Ikon Luppen aktiveres. Caretaker åbner herefter et vindue til angivelse af kriterier. Hvis navigatoren er blank / nulstillet inden funktionen aktiveres, er samtlige felter til stede på vinduet.

 

Find-vinduet felter er grupperede på to faneblade:

1)     Alle de væsentlige felter fra aktivitet

2)     De mest nødvendige felter fra stamdata

Udvælgelsen af aktiviteterne sker på den måde, at de kriterier der er angivet i det enkelte felt er enten eller, mens det på tværs af felterne er et både og. De kodede felter udfyldes direkte eller ved aktivering af  eller ved dobbeltklik. Caretaker svarer med at åbne et kodevalgvindue.

Her kan en eller flere koder udvælges blot ved at klikke på dem og derefter returnere.

 

Udvælgelse med flere kodefelter

Ved at foretage en udvælgelse med flere kodefelter i anvendelse, kan en given type aktiviteter findes på tværs af alle enheder. Eksempelvis kan der besvares spørgsmål som: “Find alle de aktiviteter der vedrører gulve i alle gymnastiksale, og hvor det gælder, at de har én af de to øverste prioriteter”.

Vinduet Find Aktivitet er forsynet med standard knapper for findvinduer (se Stamdata), men der er her tilføjet tre ekstra knapper der sætter brugeren i stand til at vælge præsentationsformen.

Aktiveres navigatoren enten før findvinduet åbnes eller efter, så samarbejder findvinduet og navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges f.eks. et lokale i navigatoren, så findes kun de aktiviteter der befinder sig i dette lokale.

 

 

Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog

Under oprettelse af en aktivitet kan priskataloget kaldes. Dette gøres når feltet Katalog er i fokus.
returneres til aktivitetsvinduet, når den rette standardaktivitet er fundet. Før dette kan én af de tre priser fastholdes manuelt ved at vælge Fasthold pris 1, pris 2, pris 3 eller mængdebetinget valg af pris.

Når der returneres udfyldes visse felter i aktiviteten automatisk. Det gælder alle felterne fra priskataloget selv enhedspris hvis mængden er inddateret i niveau Del.

Priserne fra kataloget anvendes til en automatisk beregning af det totale budgetbeløb, i det øjeblik hvor brugeren udfylder aktivitetens mængde. Denne beregning udføres kun på dette tidspunkt under oprettelsen. Ved senere justeringer af mængder eller ved ændring af katalogkoden, opdateres prisen ikke automatisk, idet den efterfølgende kan være beregnet af bruger, eller være baseret på et tilbud.
Eftersyn

 

Caretaker anvender aktiviteter til at planlægge og udføre eftersyn. Et eftersyn kaldes også en besigtigelse eller et bygningssyn.

Eftersynet resulterer i en tilstandsbeskrivelse, der er operationel, idet den består af aktiviteter, der rummer det vedligehold, der er konstateret et behov for.

Eftersynet kan også resultere i en verbal tilstandsbeskrivelse, tilstandsrapporten, ved at benytte friteksterne.

Et eftersyn startes ved at oprette en aktivitet til det pågældende sted. Stedet kan være alle niveauerne i navigatoren. Det vil sige, at der kan planlægges eftersyn for en hel enhed, og der kan planlægges for en enkelt bygningsdel.

Eftersynsaktiviteten oprettes ved at vælge aktivitetsart til planlagt eftersyn. Aktiviteten kan intervalbaseres og prissættes. Det er hensigtsmæssigt, at vælge en forklarende beskrivelse for aktiviteten, da denne kan optræde sammen med andre lignende aktiviteter på tværs af hele ejendomsmængden.

Der kan oprettes en eftersynsanvisning i aktivitetens fritekst, og der kan hentes standardeftersynsaktiviteter fra priskataloget.

Projekter

I Caretaker kan der arbejdes med projekter. Et projekt er to eller flere aktiviteter, der er koblet sammen i en gensidig afhængighed. Et projekt anvendes, når et større arbejde skal beskrives ved en kæde af aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved ombygninger eller mindre nyanlæg.

Ved visse vedligeholdsarbejder er der ligeledes en afhængighed mellem flere aktiviteter. Dette er f.eks. tilfældet ved facadevedligehold, hvor stilladset er en forudsætning, og arbejdet på facaden skal foregå, mens stilladset er til stede.

Koblingen til et projekt sikrer, at én eller flere af aktiviteterne ikke uforvarende udskydes eller slettes.

NB: En aktivitet i et projekt kan kun ændres i tid, hvis alle de andre aktiviteter i projektet er fundet frem ved hjælp afProjektfunktionen.

Et projekt kan oprettes ved aktivering af    på selve modulvinduet over navigatoren eller ved at aktivere

menupunktet Funktioner|Projekt.

Et projekt består af et projektnummer, en betegnelse og information om projektets organisatoriske tilhørsforhold. Vinduet rummer de normale funktioner til at udskrive, præsenterer, fremfinde, oprette og slette projekter. Herudover er vinduet udvidet med knapper til valg af præsentationsformen.

 

Med et projekt i fokus kan projektets indhold af aktiviteter vises enten med det totale

Projektvinduet indeholder også mulighed for at tilknytte relationer i form af:Fritekst

Adresser

Dokumenter

 

Planvinduet

I den daglige drift med Caretaker vil ét vindue være helt centralt. Det er Planvinduet. I dette vindue kan der både planlægges og styres, samtidig med at planen, den tilhørende økonomi samt det totale indhold af aktiviteterne kan ses. Planvinduet kan aktiveres fra alle de vinduer, hvor knappen optræder. Planens indhold af aktiviteter vil altid være afhængig af det vindue, man kommer fra.

Aktiveres navigatoren først, vil planen respektere det, der er i fokus. Ønskes en plan der går på tværs af navigatoren, f.eks. over alle aktiviteter med en given prioritet, aktiveres planknappen først på Find aktiviteter-vinduet.

Aktiviteterne vises altid i tabular/form, og der kan rettes direkte i de enkelte felter hvis dette er ønsket. For at sikre overblikket er der kun medtaget udvalgte felter fra aktiviteterne.

De øvrige felter kan dog ses ved at dobbeltklikke på den enkelte aktivitet. Herved åbnes et hjælpevindue med restinformationerne. Dette vindue skal lukkes, før man kan fortsætte.

 

Planlægning med projekterAktiviteterne i et projekt kan ændres i tid, igangsættes og udføres på samme måde som alle andre aktiviteter.

Det er dog kun muligt at udføre disse funktioner, når aktiviteterne et fundet frem via projektvinduet. Dette er gjort for at sikre sammenhængen i projektet og dermed overblikket.

Flyttes en projektaktivitet i tid ved hjælp af planvinduet, så flyttes de andre aktiviteter med, dog således at de beholder deres indbyrdes tidsafstand.

Hvis blot én af aktiviteterne ikke kan flyttes det ønskede tidsinterval, afvises hele flytningen.

Dette sker når tidligste eller seneste tid danne en begrænsning for bare én af aktiviteterne.

Prioritering af aktiviteter

Projekter

 

Vedligeholdsplan

Selve vedligeholdsplanen er repræsenteret ved farvekoder. Disse har følgende betydning: Grøn Angiver det tidspunkt, hvor aktiviteten er planlagt til udførelse = Bedste tid.

Gul Viser de år eller måneder hvor det er muligt at placere aktivitetens udførelse. Gul repræsenterer afstanden mellem Tidligste tid og Seneste tid.

 

Rød Viser det område, hvortil det ikke er muligt at flytte aktiviteten. Rød repræsenterer tidenførtidligste tid ogefter seneste tid.

 

Blå Viser aktiviteter der er igangværende. Rosa Viser aktiviteter der er hvilende.

Disse farver kan ændres for de enkelte brugere i Caretakers systemmodul.

En ændring af aktivitetens udførelsestidspunkt sker ved at klikke på et grønt felt der repræsenterer aktivitetens første udførelsestidspunkt, samtidig med at venstre musetast holdes nede. Tidspunktet trækkes herefter til den ønskede måned / det ønskede år, hvorefter musetasten slippes. Tidspunktet er nu ændret. Caretaker viser denne tilstand med en ikon der forsvinder igen når aktiviteten er flyttet.

 

Over vinduets funktionsknapper finder der en række felter der bestemmer selve præsentationen. Disse felters indhold kan ændres, hvis præsentationen ønskes anderledes.

Prioritering af aktiviteterEn af de væsentligste funktioner er at kunne foretage en prioritering af planens aktiviteter. Det ømme punkt i enhver vedligeholdsplanlægning er, når der ikke kan bevilges nok penge til at udføre alle de ønskede aktiviteter.Når eftersynet er overstået, og alle data fra eftersynet er inddaterede, så kan den første vedligeholdsplan dannes, og det tilhørende budget beregnes.

Dette er dokumentationen for det vedligehold der burde udføres, forudsat at den nødvendige faglighed har været tilstede under eftersynet / konstateringen.

Prioriteringen af de aktiviteter der bør udføres først, kan lettes betydeligt, hvis der under eftersynet er tildelt den enkelte aktivitet en prioritet. Er dette tilfældet, aktiveres funktionen Find aktivitet, og vinduet udfyldes i et eller begge prioritetsfelter. Caretaker vil herefter finde de aktiviteter, der har den eller de pågældende prioriteter, og vise disse.

En gennemgang af de lavest prioriterede aktiviteter giver således mulighed for direkte at udskyde disse, samtidigmed at den økonomiske konsekvens vises i et budget.

Budget

Da aktiviteterne kan forsynes med et forventet beløb samt et kontonummer, kan Caretaker beregne et langtidsbudget, samt præsentere dette over en valgt tidshorisont.

Budgettet aktiveres fra menuen, eller med knappen   . Budgetfunktionen findes to steder:

På selve Vedligeholds-modul-vinduet, hvor der kan vises budgetter direkte til et valgt sted i navigatoren. Bemærk at der kan vises budgetter til alle niveauer i navigatoren.

På Planlægningsvinduet, vises budgettet til de aktiviteter, der er kaldt frem i Planlægningsvinduet.

Præsentation af budgetBudgettet vises altid først i tabelform med såvel række – som søjlesummer.

Vinduet kan ændres i størrelse, og rummer oplysning om budgetårets placering. Antallet af år/mdr. og startværdi der vises kan ændres, under standard værdier.

Budgettet har et selvstændigt udskrivningsvindue der tillader skalering af kroner samt valg af synlige aktiviteter på udskriften.

 

Bemærk at udskriftsmuligheder er afhængig af om budgetter er vist/præsenteret i år eller måneder.

 

Grafisk præsentation

Ved at aktivere knappen        kan budgettet også præsenteres grafisk.

Udskrives budgettet, er udskriften afhængig af den aktuelle præsentation. Udskrives budgettet grafisk, omsættes farverne på skærmen til forskellige skraveringer i sort/hvid.

Det mest interessante ved budgettet er, at det kan arbejde sammen med planlægningsvinduet. Med begge vinduer på skærmen samtidig, vil en ændring af tidsplanen med det samme afspejle sig i budgettet.

 

Journal

Når en aktivitet afmeldes/udføres i Caretaker, vil den blive skrevet ind i journalen. Det er kun de mest betydende informationer fra aktiviteten der bliver skrevet over, da journalen kun skal tjene til støtte for hukommelsen samt til en senere erfaringstilbageføring.

Journalen kan også fungere som log over alt vedligehold foretaget indenfor 5-års perioden inden det lovbefalede eftersyn (kun gældende for statsstøttet byggeri).

Journalen er fælles mellem de to moduler Vedligehold og Ordre&Fejl. Det betyder, at journalen vil rumme en blanding af de planlagte aktiviteter fra Vedligehold, og de ikke planlagte (afhjælpende, akut etc.) fra Ordrer &Fejl. På denne måde sikres det, at journalen kan vise den fulde historie til et givet sted.

Journalen aktiveres med knappen eller med menupunktet Funktioner|Journal. Caretaker svarer ved at åbne journalvinduet i tabular form, til det sted der er i fokus på navigatoren.

Det betyder imidlertid også, at der – set fra Vedligehold – er flere felter i journalen end de der kommer fra Vedligehold.

Det skal bemærkes, at det indhold der vises i journalvinduet er de poster der har relation til det sted der er i fokus på navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges en enhed, så vises alle journalposter til hele enheden. Fokuseres der på bygning, så vises kun de poster der hører til denne bygning osv.

På denne måde er det muligt, at vise journalen (historikken) for en enkel del, som f.eks. et ventilationsanlæg, ved at bringe denne del i fokus på navigatoren og derefter åbne journalen.

Redigering af indhold & journaloprydningRedigering 

På journalvinduet er der en række nye funktioner. Disse funktioner er:

Redigér, der giver adgang til at rette i journalen, hvis brugerrettighederne er i orden. Der skal selvfølgelig kun rettes i journalen hvis noget fejlagtigt er blevet overført eller informationer ønskes tilføjet. Aktiveres denne funktion, så åbner Caretaker for redigering af vinduets indhold.